口头交代的任务，用 AI 写成全员可执行通知模板

一句话结论

把口头要求拆成谁、何时、做什么、找谁，再用 AI 补全执行细节，通常 10 分钟能出一份可直接群发的通知。

这篇解决什么问题

领导在走廊里丢下一句”下周三空调统一调一下，顺手统计下谁带了小风扇”，你点头答应了，回到工位却发现不知道发什么、发给谁、截止到几号。

这套流程就是把这种半截信息补成一份全员照着就能执行的通知，最后还能留下一个模板。

适用：有明确执行动作、需要通知到一批人的事，比如办公区规范、考勤调整、信息收集。不适用：涉及薪酬、处分、组织调整这类必须先走审批的事，别自己拟了就发。

开始前要准备什么

• 一个能多轮对话的 AI 工具，豆包或 Kimi 都行，注册后日常使用有免费额度，够用
• 领导原话的记录，手机备忘录或聊天记录都可以，越接近原话越好
• 手边有部门通讯录或行政值班表，用来填责任人和反馈方式
• 一段不被打断的时间，整条流程走完通常 10 分钟以内

具体怎么做

第 1 步 · 把口头原话先记成裸信息

别一上来就让 AI 写通知。先把领导说的话原样敲进去，含糊的词也留着。我试过跳过这步直接说”帮我写个空调通知”，AI 会自己编出执行日期和责任人，后面全是返工。

我是公司行政，领导刚才口头交代了一件事，我把听到的原话记在下面：
“下周三开始，办公区空调统一调到 26 度，前台把遥控器收起来，谁要调先跟我说一声。另外让各部门统计一下有没有自己带小风扇的，报给行政。”
请你只做一件事：把这段原话拆成”时间、对象、动作、责任方、要交的东西”五栏，做成表格。
缺哪一栏就写”缺失”，不要替我想，不要补内容，不要假设答案。

预期产出：一张五栏对照表，空着的那几格，就是你要去问清楚的地方。

第 2 步 · 让 AI 追问缺口，别自己猜

表格里空缺的部分，很多人习惯按经验填。行政这行最怕的就是”我以为”。让 AI 帮你列追问清单，你拿着去问，比事后被追问强得多。

接着上一步的表格来，现在缺的信息有：执行截止时间、小风扇统计的提交对象、遥控器的保管责任人是谁。
你现在是行政主管，帮我把缺失的信息整理成一份”追问清单”，我拿去问领导。
要求：
1. 每条不超过 20 字，直接问，不要绕
2. 按优先级排序，会影响执行顺序的排前面，只是措辞问题的排后面
3. 不要替我假设答案，比如不要默认 26 度是制冷、不要默认统计截止到本周五

预期产出：一份 5 到 8 条的追问清单，问完一圈，五栏表基本就填满了。

第 3 步 · 生成正式通知正文

信息补齐之后再让 AI 写正文。这一步的关键是把已知条件全部喂给它，尤其是时间点、责任人和反馈方式，这三样缺一个，通知就发不出去。

信息齐了，请写一份全公司通知。已知信息如下：
执行时间：下周三（3 月 12 日）起
对象：全体员工
事项一：办公区空调统一设置为 26℃，遥控器由前台统一保管，需要调整的先联系行政
事项二：各部门统计员工自带小风扇的情况，本周五 17:00 前报行政
责任人：行政 小林，工位 A 区 3 号，企业微信可直接联系
写作要求：
1. 开头一句话说清”什么事、什么时候开始”，不要写”为进一步提升”这类开场
2. 正文用短句，每件事单独成行，前面标序号
3. 结尾写清”有疑问找谁、怎么找”
4. 全文控制在 300 字以内
5. 公文套话只保留一个结尾用语，其余删掉

预期产出：一份 300 字上下、可以直接贴进 OA 或群公告的正式通知。

第 4 步 · 用新员工视角自查歧义

写通知的人和读通知的人，中间隔着信息差。我在实操中发现，让 AI 换成一个刚入职、没参加过任何会议的人来读，能挑出不少你自己看不见的坑。

请你换一个身份：你是刚入职三个月、没参加过任何会议的普通员工，你对公司流程完全不了解。
你只看下面这份通知，回答三个问题：
1. 有没有哪句话你不确定自己该不该做？
2. 有没有哪件事你不知道什么时候做完、交给谁？
3. 有没有哪件事你想反馈但找不到人？
通知原文：
（把第 3 步生成的通知全文粘贴在这一行的下面）
请逐条指出有问题的句子，并给出改写建议。不要整篇重写，只改有问题的句子。

预期产出：一份问题清单，通常是 3 到 5 条，照着改完，通知的歧义基本清零。

第 5 步 · 出群发短版和留档模板

正式通知放 OA，群里还得有个短版。另外顺手让 AI 把模板扒出来，下次遇到同类事改几个词就能用，这步最省事，也最容易被跳过。

基于这份完整通知，再输出两个版本：
版本 A：企业微信群发版。150 字以内，开头带【通知】二字，把最重要的时间点放在第一行，结尾一句话说明找谁。
版本 B：可复用模板。把具体内容替换成 {{ }} 占位符，例如 {{执行日期}}、{{事项内容}}、{{截止时间}}、{{责任人}}、{{反馈方式}}。模板下方用 3 行说明每个占位符该填什么。
两个版本之间用分隔线隔开，方便我直接复制。

预期产出：一条能直接群发的短版，加一份下次改改就能用的模板。

实测记录

下面是我按这套流程走一遍的实际耗时，中间被同事打断过一次，返工了一处。

返工出在第 3 步。第一次生成的通知里我漏了”小风扇统计是员工自己报还是部门统一报”，被同事追问了两轮。后来在第 2 步的追问清单里补上这一类问题，就顺了。对比以前手写，省的时间主要不在打字，在”想漏了哪一问”。

最容易错的 3 个地方

1. 只写做什么，不写什么时候做完。员工会一直拖。补上截止时间和交给谁。
2. 把原话直接当通知发。”研究一下””尽快”这类词，每个人理解都不一样，换成具体动作。
3. 忘记写找谁反馈。结果全公司都来问行政本人，结尾固定写责任人和联系方式。

可复用的东西

把上面 5 段提示词按顺序存进一个文档，下次直接从头粘到尾，中间只改原话和已知条件。模板部分单独存一份，占位符保持在 5 个以内，多了反而懒得用。

这套东西的价值不在 AI 写得多好，而在于它逼你把那些你本来会含糊过去的信息问清楚。通知发出去没人来追问，就是它管用的信号。

你手上有没有那种”每年都要发一遍、每次都要重写”的通知？

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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