改稿分三遍：事实、结构、语气

改稿最难受的是：读一遍，觉得哪里不对，但说不清。

于是从头改到尾，改完还是不对。

后来我把改稿拆成三遍，每遍只做一件事。

事实、结构、语气。

三遍分开，问题就浮出来了。

混在一起改，你会一直在改句子，永远碰不到结构和事实。

具体怎么做：三遍，每遍只做一件事

第一遍：只查事实

这是文档全文。请只检查事实性问题：数字前后是否一致、时间是否矛盾、人名和产品名是否统一、有没有无法验证的断言。逐条列出问题所在段落。不要提任何文字润色的建议。

明确说“不要提润色建议”。不说，它一定会顺手改句子，你就分不清哪些是事实问题。

数字不一致通常不是算错，是两份数据来源不同。查的时候先问来源，不要直接改成一样。

还有一类容易漏：正文和图表、附件里的数字对不上。图和表往往是从旧版本复制的，正文改了，图没改。

第二遍：只查结构

请只检查结构：每个小标题下的内容是否回答了标题、段落顺序是否可以调整得更顺、有没有重复的段落、结论是否在最前面。指出具体位置和调整建议，不要改写句子。

结构问题通常表现为：同一件事说了三遍，分别在第一段、中间和结尾。

还有一种：标题写的是“现状”，内容却全是解决方案。

结构改完先别动句子。很多人一发现顺序不对，顺手把段落重写一遍，结果第二遍和第三遍都要重来。

第三遍：只查语气

请只检查语气：有没有过度承诺、有没有推卸责任的表述、有没有让读者不舒服的措辞。给出一句原句和一句改法，不要整段重写。

过度承诺最常见：“确保”“一定”“彻底解决”。删掉这些词，文档的可信度反而上来。

语气还要看对象。同一句话发给客户和发给同事，分寸不一样，改动幅度也不一样。

还有一种：把“我认为”写成“众所周知”，读者会更想反驳。

第四步：隔一晚再看一遍

三遍改完不要马上发。

这是我改完的版本。请帮我做最后一次通读，只回答三个问题：哪里读起来卡、哪里信息不够、哪里可以删。每个问题最多指出三处。

隔一晚，你会看到昨天看不见的问题。这不是玄学，是注意力恢复了。

通读时不要开修订模式。开了就会忍不住改，一改又回到逐句状态。

三遍改稿有一个前提：初稿要先写完。没写完就改，等于边砌墙边拆墙。

还有，不要在同一遍里既改事实又改语气。改着改着，你会把一句正确但生硬的话，改成一句顺口但错误的话。

一份三千字的稿子，三遍改完大概五十分钟。以前是两小时，还改不干净。

你改稿，是先改句子还是先改结构？

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