发过一条会议通知，时间地点都写了。
发出去十分钟，三个人来问：几点？在哪？要不要带材料？
我把通知翻出来看，时间写在第二段中间，地点在最后一句，材料要求压根没写。
信息都在，只是没放在该在的位置。
通知不是文章，是清单。
读者不是从头读，是扫一眼找自己关心的那几项。
所以要把动作要素单独拎出来，放在最显眼的位置。
具体怎么做：先列要素，再写句子
第一步：时间、地点、人、事，四项先定
我要发一条会议通知。请先帮我列一个要素清单：时间（含日期、星期、起止）、地点（含线上链接）、参会人、议题、需要提前准备的材料、回复截止时间。缺哪项就标出来问我。
先把要素列全，再写句子。反过来，一定会漏。
议题要写成一句话。写不出议题，说明这个会可以不开。
参会人那一项要写名字或岗位，不要只写部门。写部门，来的人往往是“被派来的”。
第二步：动作要求单独一行
“请于周三前回复是否参加”不要藏在段落里。
请把这条通知改写：前四行是时间、地点、参会人、议题，每项单独一行；然后单独一段写需要对方做什么，用“请……”开头；最后一行写联系人和回复截止时间。
一行一个要素，扫一眼就找得到。
参会人要写清必到还是可选。都写“相关人员”，等于没通知到任何人。
第三步：把模糊词换掉
请检查这条通知里的模糊表述，例如“下周”“近期”“尽快”“相关资料”。把每一处换成具体日期、具体文件名或具体数量。
“相关资料”是最容易引起来回问的词。写清是哪份文件、哪个版本。
时间还要写星期。只写日期，很多人要在日历上数一遍。
跨时区的会要写明时区。写“下午三点”，外地同事会按自己的时间理解。
第四步：发之前做一次三问检查
请站在一个没参加上次会的人的角度，读这条通知，只回答三个问题：什么时候、在哪里、我要做什么。如果哪一项答不出来，指出来。
三问都能答出来，通知才算写完。
如果是发在群里的通知，标题要带日期和主题，不然翻聊天记录找不到。
如果是外部通知，还要检查称谓和落款。内部用的“各位”，发给客户就不合适。
还有两个细节：线上会议一定要写清用哪个软件、会议号是多少；改期要发新通知，不要在原消息上改，很多人看的是旧消息。
发之前把通知转发给自己，在手机上看一遍。电脑上排版正常，手机上可能挤成一段。
现在一条通知，从写到发，五分钟。发出去之后基本没人再问时间地点。
你的通知，发出去之后还会有人问几点吗？
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