员工把资料传给AI，用AI写一页可落地的使用规范

一句话结论

让员工先把手头要传的资料对照三档清单过一遍，再用豆包生成一页 AI 使用规范，行政打印出来贴出去就能执行。

这篇解决什么问题

场景通常是这样的：某个部门的同事赶进度，把客户名单或者还没签的合同直接贴进对话框，让 AI 帮忙整理格式、看看条款风险。你发现问题的时候，这种做法已经在公司里跑了小半年。

适用：公司里已经有人在用豆包、Kimi 这类工具，但还没有一页成文的规矩。不适用：已经有成熟的信息安全制度、专门做数据分类分级的大公司，这篇帮不上忙。

开始前要准备什么

• 豆包或 Kimi 任一，免费额度够用，全程不需要付费
• 最近两三周收集到的零散反馈，越具体越好
• 公司现有的保密制度或员工手册，法务那边一般有
• 预计耗时：从零到一页定稿，通常 1 小时以内

具体怎么做

第 1 步 · 捞出真实场景，别拍脑袋

我最初想直接写一条“不要上传公司资料”，写到一半就卡住了——太笼统，员工看完还是不知道自己那份 Excel 算不算。后来改成先盘点，把大家实际在传什么列出来。

你是企业行政岗位的内容助理，帮我整理一份“员工把资料传给 AI”的场景清单。下面是我最近两周从各部门收集到的零散描述，原文照抄，没有润色：1. 有人把客户名单整理成表格，让豆包帮忙按地区分类；2. 销售把一份还没签的合同草案贴进去，问有没有风险条款；3. 有人让 Kimi 帮忙把会议录音转成的文字稿写成会议纪要；4. 财务问能不能把工资表的格式发给 AI 让它算个税；5. 新同事把公司内部培训资料发给 AI，让它出十道测试题。请做三件事：（1）把上述描述归纳成 8 条以内的场景条目，每条一句话，不超过 25 字；（2）为每条标注涉及的资料类型，用“公开 / 内部 / 敏感”三档描述；（3）列出你判断不了的条目，单独放在最后，不要猜。输出用表格，三列：场景、资料类型、需要我确认的点。

预期产出：一张 8 行以内的场景表，每行对应一类真实发生过的做法，能直接拿去和同事对。

第 2 步 · 分三档，给判断依据

分档这一步最容易被跳过。很多人直接让 AI 写规范，出来的全是“严格遵守保密义务”这种谁都能写的话。先分档，规范才有骨架。

接着上面那张表。你现在是我们公司的合规顾问，请把这些场景分成三档，并给出判断依据。分档标准：绿档，可以直接传给外部 AI 工具；黄档，去掉部分信息后可以传；红档，任何情况下都不传。对每一条请写清楚：（1）分在哪一档；（2）判断依据是什么，说人话，一条不超过 30 字；（3）如果落在黄档，写一句“替换说法”示范——把不能传的部分换成占位符，比如“某客户”“华东某门店”“金额处填 X”。注意：拿不准的一律往严的一档放，宁可让同事多问一句。

预期产出：一张三档对照表，每类场景都能落到“能传 / 换说法 / 不传”三个答案上。

第 3 步 · 生成规范正文

到这里才开始写正式文本。我把结构写死在提示词里，是因为让 AI 自由发挥，十次有八次会写成员工手册腔，员工不会看第二眼。

请以我们行政部的名义，写一份《AI 工具使用规范》。篇幅：A4 一页纸能放下，正文 800 字以内。结构固定为五块，顺序不要变：1. 一句话原则，不超过 25 字，员工要能背下来；2. 三步自查，传到 AI 之前问自己三个问题；3. 三档清单，绿档能传、黄档换说法、红档不传，每档给 3 个具体例子；4. 出事了怎么办，发现传错了第一时间找谁、做什么；5. 常见误区 3 条，用“以为……其实……”的句式。语言要求：不要用“严禁”“违者”这类生硬词，用同事之间说话的口吻；每条后面标注对应的资料类型，方便法务复核。最后附一行：本页由行政部维护，版本号和更新日期留空，我来填。

预期产出：一份 800 字以内的规范初稿，五块结构齐全，没有空话。

第 4 步 · 换法务视角挑毛病

我自看初稿时觉得挺顺，法务同事拿过去三分钟就指出两个漏洞：员工用个人手机上的 App 怎么办，把资料转发给外部同事再让对方去问 AI 算不算。这类边界问题，得让 AI 换个身份来找。

现在请切换到法务视角，逐条挑这份规范的毛病。重点看四个地方：1. 有没有哪条规则写得模糊，员工照着做会产生分歧；2. 有没有覆盖不到的场景，比如员工用个人手机上的 AI App、把资料转发给外部同事再让对方去问 AI；3. “出事了怎么办”这一块，有没有该写没写的动作；4. 有没有对员工做出我们兑现不了的承诺。每条问题按“问题原文 / 风险点 / 改成什么”三段写，总数不超过 6 条。宁可少而准，不要凑数。

预期产出：一份不超过 6 条的问题清单，每条给出可以直接替换的改法。

第 5 步 · 压成一页，落到能贴出去

规范不是给自己看的文档，是要贴在公告栏、发在群里的东西。这一步只做减法，字数越少越好，短句优先。

把修订后的规范压缩成一页纸的排版稿，输出纯文本，我要直接贴进 Word 排版。要求：标题一行，副标题一行，含版本号和生效日期占位；主体用短句和编号，不要成段文字；每一档清单分别用“可以 / 换个说法 / 不要”开头；全文控制在 550 字以内，手机屏幕一屏能看完；最后留一块签名区：部门、经办人、日期。

预期产出：一页 550 字左右的排版稿，手机上能一屏看完，打印出来正好是 A4 一页。

实测记录

有一个失败点值得说：第一次我跳过第 2 步直接起草，生成出来的规范像通稿，套在哪家公司身上都成立，也就意味着没写我们自己。返工重做了一遍分档，才把内容压下来。

最容易错的 3 个地方

1. 只写不能传，没写那我该怎么干。每条红线后面补一句换说法，比如用“华东某门店”代替具体店名。
2. 跳过盘点，直接让 AI 写规范。生成的必然是大而全的套话，员工一看就知道跟自己无关。
3. 发出去就算完事。没有版本号和维护人，半年后没人说得清哪一版有效。

可复用的东西

五个提示词其实是一条链：盘点 → 分档 → 起草 → 自检 → 排版。中间的示例数据换成你自己收集的原文就行，其余部分不用改。

如果时间紧，最少做第 2 步和第 5 步：分档表决定规范有没有用，排版决定员工会不会看。这两步做完，其余都是补充。

一页纸的价值不在于写得多完整，而在于员工遇到事的时候愿意翻它一眼。你公司目前是哪一类资料最容易被传出去，可以先从那一档开始写。

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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