用 AI 把公司数据分成 4 级：一份可落地的信息分级表

一句话结论

把企业信息按公开、内部、敏感、禁止 4 级切分，标明每一级能不能喂给 AI，一张表就能让法务和业务都说清楚。

这篇解决什么问题

去年底一个做法务的朋友找我，说老板要求”所有部门用 AI 之前先过一道合规”，她翻完公司现有的保密制度，发现里面只有秘密、机密、绝密三个词，没人说得清周报能不能粘进对话框。

这篇适合手里已经有 AI 工具、但缺一份明确使用口径的中小团队，管理者或法务照着跑一遍就能拿出表。不适用于已经建成完整数据分级体系、或者受行业强监管需要单独报备的机构，那种情况下这张表只能当补充材料。

开始前要准备什么

• 公司现有的保密制度或文件清单，实在没有就用最近三个月的部门文件目录顶上
• 一个支持长文本输入的 AI 工具，主流产品都有免费额度，这个任务够用
• 一位懂业务的同事配合回忆：大家每天到底在产出哪些文件
• 法务同事的一轮确认时间，这步省不掉
• 整体预留 60 到 90 分钟，分两次做也行，别隔太久

具体怎么做

这套流程我走过三遍：第一遍自己想，第二遍拉着部门同事一起做，第三遍才把步骤固化成提示词。下面 5 步按顺序往下跑就行。

第 1 步 · 列信息类型清单

先别急着分级。很多人一上来就让 AI 直接分，结果口径和公司实际对不上。这步只做一件事：把日常产生的信息类型摊开。

我习惯先在白纸上列，再让 AI 补。你列的部分它不会乱改，它补的部分往往正好是你天天见、反而想不起来的。

你是一名企业数据合规顾问。下面是我们公司日常产生的信息类型，请你先不要分级，只做分类。
要求：
1. 按”产生环节”归大类，比如人事、销售、研发、财务、市场对外；
2. 每条信息保留我原来的说法，不要替换成法律术语；
3. 我列的可能不全，请补充你认为常见但被我漏掉的类型，单独标一行”待确认”；
4. 用表格输出，三列：大类、具体条目、来源（我列的 / 你补的）。
信息清单如下：
员工花名册、身份证复印件、银行卡号
客户合同、报价单、投标文件
内部周报、会议纪要
产品需求文档、源代码仓库地址
已发布的公众号文章、宣传海报
供应商联系人、对账单
财务凭证、银行流水
星原科技的项目排期表

清单里的公司名和条目都是化名示例，换成你们自己的再跑。预期产出：一张三列的表，包含信息大类、具体条目和出处。

第 2 步 · 敲定 4 级口径

级别数量不是越多越好。我见过分 6 级的表，最后大家只记得住两级。对多数中小企业 4 级够用，关键在名字要好记。

你是一名数据合规顾问。请先给我 3 种常见的企业信息分级框架，每种说明分级数量、判定依据和适合的公司规模。
然后针对一家 200 人以内、没有专职数据合规岗的公司，推荐一套 4 级分法。
要求：
1. 4 个级别的名称要口语化，让业务同事看一眼就懂，不要用”绝密、机密、秘密”这类容易混的叫法；
2. 每一级配 2 个判定问句，只要有一个回答”是”，就归到这一级；
3. 说明相邻两级容易混淆的地方，各举一个例子。

预期产出：一套 4 级定义，每一级配两个判定问句，相邻级别的边界也写清楚了。

第 3 步 · 让 AI 出分级表初稿

这步是把前两步的结果拼起来。注意 AI 在这里只是个草稿机，它给出的”可用方式”一列我实测下来偏松，下一轮必须复核。

下面是我们公司的信息类型清单：
[把第 1 步的表格原样粘贴进来]
现在按已确定的 4 级口径，把每一条信息归到对应级别，输出一张表。
列依次为：
信息类型 | 级别 | 判定理由（20 字以内） | 能否输入外部 AI 工具 | 可用方式
“可用方式”这一列从下面四个选项里选一个填：
A 可直接粘贴
B 脱敏后可粘贴，并写清楚要脱掉哪些字段
C 只能在公司私有化部署的环境里处理
D 任何情况下都不进 AI 工具
归级不确定的条目，在级别后面加一个问号，不要硬猜。

预期产出：一张带级别的表格初稿，可以直接贴进表格软件，再手工调整格式。

第 4 步 · 反过来审一遍

我认为这是最值钱的一步：让 AI 换个身份，专门挑上一轮自己的毛病。我在实操中发现，这一轮下来”可用方式”那一列的改动比例常常接近一半，而且方向基本都往严了走。

现在请你换一个身份：你是一家公司的法务，正在挑上一版分级表的毛病。
请把表里”能否输入外部 AI 工具”和”可用方式”两列逐条审一遍，规则如下：
1. 只要条目里出现能识别到具体个人的字段（姓名、身份证号、手机号、住址、工号），可用方式一律调严一档；
2. 涉及未公开的财务数据、并购计划、诉讼与仲裁内容的，直接改为 D；
3. 涉及源代码、算法参数、尚未申请专利的技术方案的，改为 C 或 D；
4. 每条给出调整理由，没有调整的写”维持”；
5. 最后统计改了多少条，并单独列出改动最大的 3 条。

预期产出：一张被调严过的表，外加一份修改清单，方便你向法务解释每一处改动的原因。

第 5 步 · 写一页员工须知

表做完躺在文件夹里没人看，等于没做。要把表变成一页纸，贴在 IM 的置顶公告里，新同事入职时也发一份。

基于下面这份最终版分级表，写一份一页纸的《员工使用 AI 工具须知》，读者是普通业务同事。
[粘贴最终版表格]
要求：
1. 开头用 3 句话讲清楚为什么要有这份东西，语气平实，不要吓唬人；
2. 中间用 4 个小标题对应 4 个级别，每个级别下面分”可以做什么”和”不可以做什么”，各不超过 3 条；
3. 结尾写清楚拿不准的时候找谁，联系人留一个”___”占位符给我填；
4. 全篇不要出现法律条文编号，不要出现”依据《XX法》”这类句式；
5. 总长度控制在一页 A4 以内。

预期产出：一页纸的《员工使用 AI 工具须知》，打印出来能直接贴墙上。

实测记录

返工也遇到过。第一次跑的时候我把”客户合同”整类归到了 B，觉得脱敏就能粘。法务朋友提醒我，合同里的价格条款和排他条款本身就是商业敏感项，跟脱敏没关系，后来整类改成了 D。

还有一个细节：AI 补出来的”待确认”条目里，有一条是员工体检报告。这类东西平时不在文件目录里，但确实会经手，漏掉就麻烦了。

最容易错的 3 个地方

1. 拿真实数据去试。想验证 AI 会不会记住客户信息，就把真名单粘进去，这是最忌讳的。
2. 级别名字太法律腔。业务同事看完还是不知道能不能发，换成”能说、要打码、不能说”。
3. 只写禁止不写出口。表里全是”不可以”，没人知道拿不准时问谁，末尾要留联系人。

可复用的东西

全文 5 条提示词按顺序连起来，就是一套能重复跑的流程：列清单、定口径、出初稿、对抗复核、写须知。

中间产出的分级表和修改清单建议单独存档，来新人或者换工具的时候，翻出来改几个字就能用。分级这件事没有一次做完的时候，重要的是先有第一版。

你们公司现在用 AI，是”谁都能粘”还是”谁都不敢粘”？如果两种都不是，那张分级表大概已经在某个人的电脑里躺着了。

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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