一句话结论
聊天记录、客户名单、身份证号、账号密码、未公开的合同和代码，这六类东西不要贴进任何 AI 工具。
这篇解决什么问题
上个月同事把一份带客户手机号的表格粘进对话框，让 AI 帮忙排个序，事后才反应过来，在工位上坐了半天。这种事我见过太多次，问题不在技术，在于没人告诉你边界画在哪。
这篇适用：日常用 AI 写文案、整理会议记录、改代码，但拿不准哪些内容能贴的人。不适用：已经有内部数据分级制度、且工具走的是私有化部署的团队，你们大概率不需要从头做这件事。
开始前要准备什么
- 一个能对话的 AI 工具，网页版就行，注册后自带免费额度，不必付费
- 一张空白表格，Excel、飞书文档、记事本都能用，用来装最后的清单
- 回想近一个月你往 AI 里贴过的东西，大概列一下
- 预计耗时：第一遍通常 30 到 45 分钟
具体怎么做
第 1 步 · 先把信息类别列出来
别一上来就写规则，先想清楚你手上到底有哪些信息。这一步只写类别名称，一个字的具体内容都不要写进去。
我在整理一份给团队用的「AI 工具使用红线清单」。请你帮我列出企业日常工作中常见的 20 类信息资产，只输出类别名称，不要追问具体内容。例如：客户合同、员工身份证照片、未发布的产品方案。按员工日常接触频率从高到低排序，每条后面用一句话说明它一旦外泄会带来什么麻烦。
预期产出：一张 20 行左右的信息类别列表，每类附一句风险说明。复制到你的空白表格里就行。
第 2 步 · 让 AI 分三档
拿到列表后接着上一轮对话往下问，别新开一个窗口，这样它记得上下文，分类会稳一些。操作就是把下面这段整段粘进输入框，敲回车。
下面是我列出的信息类别，请按「绝对不能贴进外部 AI 工具」「脱敏后可以贴」「可以直接贴」三档分类。只输出分类结果和归类理由，不要追问任何具体内容。参照中国大陆常见的合规要求来判断，遇到边界模糊的类别，一律归到更严的那一档。类别清单：客户名单、员工身份证照片、未公开的合同条款、银行卡号、公司内部通讯录、未发布的营销方案、源代码、公开的行业报告、会议纪要、供应商报价单、员工绩效评分、客户投诉记录、产品设计稿、公开的新闻稿、财务报表、个人聊天记录、招聘候选人简历、服务器配置文件、内部培训手册、对外宣传海报文案。
预期产出：三档分类结果。我实测时它把「会议纪要」放进中间档，判断没错，但前提是你真的脱敏了。
第 3 步 · 压成一张能打印的表
分类结果太长没人看，让它变成表，三列就够。这一步的输出就是清单主体。
请把上一轮的三档分类整理成一张 Markdown 表格，三列：信息类别、风险档次、替代写法。替代写法要写清楚「要贴的时候改成什么」，比如真实姓名改成「同事A」，公司名改成「A公司」，具体金额改成区间。表格不超过 25 行，档次那一列只允许出现「禁止」「脱敏后可用」「可用」三种写法。
预期产出：一张三列表格，粘进表格工具就是你那份红线清单。
第 4 步 · 做一份替换对照表
清单告诉人「不能贴」，替换表告诉人「那该怎么贴」。这一步是让清单真正能用起来的关键，也是最多人跳过的一步。
请帮我做一份「贴给 AI 之前的替换规则表」。规则要能让完全不懂技术的同事照着改。输出格式：左边一列写被替换的内容类型，右边一列写替换成什么，最右再用一句话提醒替换时容易漏的地方。要特别注意三类容易漏的情况：一是同一个人在不同位置用了不同称呼，二是文件里的页眉页脚和批注，三是截图里的可见信息。最后补充一句：替换完要通读一遍，确认没有任何组合能反推出真实身份。
预期产出：一份替换规则表。建议打印出来贴在显示器边框上，或者存成输入法常用语。
第 5 步 · 压成一页检查卡
清单做完了，最后一步是让它出现在你每天都会看到的地方，而不是躺在文件夹里。
请把前面的内容压缩成一页 A4 大小的检查卡，包含三部分：一、三条最硬的红线；二、五个最常见的误贴场景；三、贴之前要问自己的三个问题。用中文，全文不超过 400 字，不要用表格，用小标题加短句，语气像同事之间互相提醒，不要喊口号。适合打印出来贴在工位上。
预期产出：一页检查卡。我会把最后那三个问题单独抄成便签，贴在对话框旁边。
实测记录
| 环节 | 实际情况 |
|---|---|
| 列信息类别 | 约 10 分钟 |
| 分档并出表格 | 约 15 分钟 |
| 做替换对照表 | 约 10 分钟 |
| 与手工对比 | 手写过一版花了近两小时，还漏了 3 类 |
| 返工情况 | 第一版把「员工绩效评分」归到中间档，后来调回禁止档 |
返工那一处我印象挺深：绩效评分看着只是几个字母加数字，但配上部门和人名，指向性太强了，基本等于点名。
最容易错的 3 个地方
- 只改人名不改上下文。纠正：能锁定同一个人的信息要一起换掉。
- 以为没按发送就没事。纠正：拿不准的先脱敏再贴。
- 清单存档就算完事。纠正：替换规则要贴到输入框旁边。
可复用的东西
五段提示词可以按顺序连成一条线：列类别、分三档、出表格、做替换规则、压成检查卡。跑完你会有两样东西，一张红线清单和一份替换对照表。
存进同一个文档，新同事来了直接发过去，比口头讲十分钟管用。有人问为什么不能贴，你把清单翻出来给他看。
你们公司有没有一条谁都不许往 AI 里贴的内容？说说那条线画在哪。
常见问题解答
贴进 AI 工具的内容，别人能看到吗？
看工具本身。公开的消费级产品，对话通常会被用于模型改进，也可能被人工抽检；企业版或私有化部署的默认策略不一样。判断不了就按「会被看到」来处理。
我自己写的小说、自己写的代码，能贴吗？
个人作品风险比客户数据低，但如果签了保密协议、正准备申请专利，或者代码属于职务作品，就按未公开信息对待。
做一张红线清单要多久？
按本文五步走，第一遍通常 30 到 45 分钟。之后每季度花几分钟补一下新出现的类别就够了。
免费版和付费版在数据安全上差别大吗？
有差别，但不是全部。付费不等于自动安全，关键看这个工具是否提供「不使用你的数据训练」的选项，以及公司有没有审批过。
团队几十号人，怎么让大家照着做？
别发长文档。检查卡打印出来贴工位，替换规则存成输入法常用语，再在群里固定发一条能直接复制的提问模板。
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