让 AI 写好周计划模板并用飞书定时提醒的配置

一句话结论

用飞书多维表格搭一张周计划表，让 AI 填好每周任务，再挂一条定时自动化，每周一自动把当天要做的事推给你。

这篇解决什么问题

每周重复的活其实就那么几件：周会通知、进度收集、办公用品盘点、周报催收。麻烦的不是做，是每次都有人要重新想一遍”这周该提醒谁、什么时候提醒”。

我这边的做法是把”想”交给 AI，把”提醒”交给定时任务，人只在任务完成时打个勾。

适用：按周有固定节奏、任务结构变化不大的团队。不适用：每天排期都不一样、需要按客户单独排期的项目。

开始前要准备什么

• 飞书账号，免费版就能开多维表格和定时自动化
• 一个能稳定输出结构化内容的 AI 对话工具
• 最近两周的周计划记录，翻出来看一眼，约 10 分钟
• 先自己列出 5~8 条”每周必做”，别指望 AI 猜

最后一条最容易被跳过。我踩过这个坑：只跟 AI 说”帮我做周计划”，出来的东西看着漂亮，一条都对不上我手上的活。

具体怎么做

第 1 步 · 让 AI 拆出每周固定任务

先把你自己交代清楚——岗位、对接多少人、每周固定动作是哪几件。信息给得越具体，AI 给的母版越能直接用。

你是资深的项目助理，帮我把重复性工作整理成一份「每周固定任务清单」。
我的情况：我在一家公司产品部做项目助理，对接 4 个小组，一共 20 人左右。
每周固定要做的事：周一上午收集各组进度、周三组织一次 45 分钟周会、周五下午收周报并汇总、每周盘点一次会议室和办公用品。
请输出一个表格，列是：任务名称、所属星期、建议触发时间、责任人、是否依赖他人、预计耗时。
要求：
1. 一行动作尽量只对应一件事；
2. 触发时间用「周X 上午10:00」这种写法；
3. 最后补 3 条你判断我容易漏掉的固定事项。
示例数据用化名，不要出现真实姓名。

预期产出：一份 8 行左右的每周任务清单，带频次和触发时间，可以直接照着建表。

第 2 步 · 在多维表格里建字段

新建一张多维表格，把 AI 给的列名一条条变成字段。字段类型别选错，触发时间要用日期字段，是否依赖他人用单选，不然自动化跑不起来。

把我上面那份清单转成飞书多维表格的字段定义，输出格式是每行「字段名 | 字段类型 | 说明」。
字段类型只能从我给的这些里选：文本、单选、日期、人员、复选框、数字。
再帮我写一段 50 字以内的表说明，用来贴在表头。
最后给 3 条示例任务数据，人名统一用「小林」「小周」这类化名。

预期产出：一张 6~7 个字段的空表，字段类型和 AI 的列名一一对应。

第 3 步 · 让 AI 生成每周循环的任务行

这一步是把模板变成数据。我一开始是一行行手敲，敲到周三就烦了，后来改成让 AI 按规则批量生成，漏项明显变少。

下面是我的字段结构：任务名称、所属星期、触发时间、责任人、是否依赖他人、预计耗时。
请按这个结构生成一周的任务数据，覆盖周一到周五，每天 1~3 条。
责任人写「我」或「小林」。
输出成制表符分隔的纯文本，方便我直接粘贴进表格，不要加多余解释。
生成完后单独用一句话告诉我：哪一天的负载明显偏重。

预期产出：一份 8~12 行的任务数据，粘贴进表格就能用。最后那句话是提醒你哪天会忙不过来。

第 4 步 · 配置定时提醒

多维表格右上角有「自动化」，新建流程。触发条件选「定时」，周期改成按周，时间填周一上午。动作选「发送消息」，发送对象选自己或相关群。

帮我写一条飞书机器人提醒消息的文案模板，用于每周一上午推送给项目助理。
要求：
1. 第一行是一句提醒语，不超过 15 字；
2. 中间用变量占位符列出当天的任务，占位符写成 {任务名}、{触发时间}；
3. 最后一行给一个动作提示，比如「完成后回本条消息打勾」；
4. 语气像同事之间说话，不要堆敬语和感叹号；
5. 另外给一个更简短的备用版本。

预期产出：每周一 9:30 自动发出的提醒卡片，当天 2~3 条任务一条不落。

第 5 步 · 加一条每周五自检

提醒发出去不算完，得有人确认它真的发了、任务真的做了。我在周五下班前加了一条自动化，把本周没打勾的任务筛出来发给自己。

我要在飞书多维表格里加一条筛选条件，找出本周状态不是「已完成」的任务。
请帮我写出：
1. 筛选条件的设置说明，用口语描述每一步点什么；
2. 一条对应的提醒文案模板，占位符用 {任务名} 和 {责任人}；
3. 如果本周没有未完成任务，机器人应该发什么，给一句替代文案。

预期产出：每周五 17:00 的一条汇总消息，本周欠账一目了然。

实测记录

最容易错的 3 个地方

1. 触发周期设成每天。周末照推，几天就被静音，改成按周。
2. 任务名写太长。卡片里显示不全，控制在 12 字以内。
3. 只发提醒不回收。没人打勾，一周后就成了背景消息。

第三条尤其常见。行政和 PM 的活有个特点：不发提醒没人做，发了不回收等于没发。周五那条自检就是补这个洞。

可复用的东西

整篇能带走的东西其实就三段提示词：拆每周固定任务、生成字段与示例数据、写提醒文案。再配一条”周五筛未完成”的自动化，流程就闭环了。

建议把这三段提示词存在自己的云文档里。换个团队或换个项目，只改岗位和任务描述，结构不用动。

别追求一次配到位。先跑两周，把没用的任务删掉，比反复优化文案管用。

你现在的周计划里，有哪件重复的活是最容易被忘掉的？

FAQ：
Q1：整套流程搭完需要多久？
A1：第一次通常 30~40 分钟，用顺手之后 10 分钟以内能配好一套。
Q2：飞书免费版能配定时提醒吗？
A2：可以，多维表格的定时触发和消息发送在免费版就能用。需要多条件分支、复杂审批时才考虑更高版本。
Q3：每周任务都不一样，这套还有用吗？
A3：适合结构稳定的重复项。任务内容每周完全不同的话，建议只保留提醒和自检两条自动化，内容手动填。
Q4：不用飞书行不行？
A4：行，思路一样。换成企业微信、钉钉或任意支持定时任务的多维表格都可以，提示词不用改。
Q5：AI 生成的任务行不准怎么办？
A5：把不准的删掉，补一句约束条件重新生成，比逐行手改快得多。

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

admin 普通

收藏 海报 链接