把想法写成领导能批的一页纸方案，AI 半小时出初稿

一句话结论

写一页纸方案不用从零开始：把想法、受众和要批的三件事讲给 AI，让它按固定骨架出初稿，你只改数字和结论。

这篇解决什么问题

手里有个改进想法，心里知道有用，落到文档就卡住：不知道先说结论还是先说背景，也不知道该写多长。交上去要么被问一堆没准备的问题，要么被一句”再想想”打回来。

适用：一两次沟通就能拍板的小事，比如换一种对账方式、加一台设备、调一次排班。

不适用：金额大、要跨好几个部门、需要走正式立项流程的事，那类得写完整材料。

开始前要准备什么

• 豆包：用它的语音输入把想法说出来，日常额度够用，不用付费
• Kimi：用来读长表格、长会议记录，免费额度日常也够
• 素材：一段口述、一张表、几条聊天记录都行，宁可多带
• 时间：第一次做留 30 分钟，顺手以后 20 分钟以内

具体怎么做

第 1 步 · 把想法倒出来

别急着开文档。打开豆包的语音输入，像跟同事聊天那样把想法讲一遍，讲完让它整理成事实。

我下面口述一个还没成形的想法，说得比较乱，你不用评价好坏，只做两件事：一，把它整理成 300 字以内的事实描述，只保留时间、涉及的人或岗位、要解决的具体问题、我手上现有的资源这四类信息；二，凡是口述里没提到的，不要替我补，宁可留空写成【未提到】。整理时删掉”效率低””比较麻烦”这类主观词，换成具体发生了什么。
我的口述：我们门店每周对一次库存，三家店，两个人各花半天，对完还是经常对不上，月底盘点又得重来一遍。我想做个自动比对的小表，让一个人一小时能核完。我不确定要不要申请预算，也不确定要不要拉 IT 帮忙。
【把上面这段口述换成你自己说的话，其余部分保持不变】

预期产出：一段 300 字以内、不带形容词的事实描述，里面还会留几个【未提到】的窟窿。

第 2 步 · 让 AI 追出缺口

缺口是审批人问出来的，不是你自己憋出来的。把上一步的事实描述整段贴过去，让它替对方提问。

下面是我整理好的事实描述：
（整段粘贴上一步的结果）
请你扮演一个只给我十分钟、预算卡得很紧的审批人。你关心的是：要花多少、谁来做、多久见效、做砸了怎么办。请针对这份描述，提出 6 个我不回答你就没法批的问题，按重要程度排序，每个问题后面加一句你为什么一定要问。这一轮只提问，不要给建议，也不要替我回答。

预期产出：6 个问题。逐个用大白话答一遍，答不上来的那条就是你还得去问人的地方。

第 3 步 · 出结论先行的骨架

到这一步才让它动笔。先把结构定死，再填内容，出来的东西不容易跑偏。

下面是事实描述和我对 6 个问题的回答。请按固定结构写一份不超过 700 字的方案初稿：
一是结论：我建议做什么，40 字以内，放在全文开头；
二是为什么是现在：只写事实，3 句以内；
三是怎么做：3 条动作，每条写清动作、由谁做、完成时间的量级；
四是要什么：人力、预算量级、其他岗位的配合各一行；
五是风险与备选：2 条，每条写清什么情况下会出问题、备选做法是什么。
所有具体金额、人数、日期都留空写成【待填】，不许自己填。不要用”赋能””闭环””抓手”这类词，不要写排比句。
事实描述：……
我的回答：……

预期产出：一份 700 字左右的五段式初稿，所有数字位都是【待填】。

第 4 步 · 补数字、写清风险

方案被追问的地方几乎都在数字上。让 AI 列来源清单，你照着去查，比它替你猜快得多。

请帮我做两件事。
一件是：把我标了【待填】的地方整理成一张清单，每一行写清楚这个数字是什么、应该从哪里拿到（哪个系统、哪张表、问谁）、实在拿不到时可以写什么量级顶上。不许自己猜数字。
另一件是：在”风险与备选”里补 2 条真实的失败可能。每条写三点——什么情况下会发生、坏的结果大概是什么量级、备选做法是什么。
如果现有信息不够判断，直接告诉我”信息不够”，不要编。

预期产出：一张待查数字清单，加上风险与备选里更实在的两三条内容。

第 5 步 · 让人来挑刺，再压成一页

自己看初稿容易越看越顺眼，换个爱挑毛病的角色骂一遍，才知道哪里是虚的。这一步顺手把篇幅压下去。

现在你换一个身份：公司里出了名爱挑毛病的财务负责人。请先对这份方案提 5 条质疑，每条一句话，越具体越好，比如”这个节省是怎么算出来的”。
提完先停住，等我确认。我回复之后，你再把方案改写成不超过 500 字的一页纸版本，要求：结论放在开头那句话里；每一节不超过 4 行；删掉形容词和背景铺垫；数字和风险部分全部保留。

预期产出：一页 A4 能装下的 500 字方案，以及一份你自己留着备用的质疑应答清单。

实测记录

加起来半小时以内。同样一件事，我以前从空白文档开始写，通常要一个晚上，第二天上午再改一轮，中间还会卡在”要不要写预算”这种事上。

第一次做的时候我跳过前两步，直接跟 AI 说”帮我写一份库存优化方案”，拿回来三页正确但空的话，重来一遍多花了大概二十分钟。

最容易错的 3 个地方

1. 只丢一句”帮我写方案”。AI 只能给你通稿，先把事实喂进去。
2. 照抄 AI 补的数字。金额、人数、时间点自己填，或标清来源。
3. 一页纸写成三页。先写到 700 字，再删掉形容词压回 500 字以内。

可复用的东西

五个提示词按顺序存成一段文本放备忘录里，下次只换事实描述那段就能直接用。骨架那一段尤其值得留着——结构定下来，换什么题材都顺手。

• 提示词一：口述转事实，没提到的写【未提到】
• 提示词二：审批人视角提 6 问，只问不答
• 提示词三：五段骨架，数字一律留【待填】
• 提示词四：数字来源清单，外加风险补全
• 提示词五：挑刺 5 条，再压到 500 字

这件事的门槛不在写作，在于先把事实和取舍想清楚，AI 只负责把结构搭起来。方案能不能批，最后还要看你填进去的那些数字站不站得住。你手上是不是也有个想推、但一直没写成文档的想法？

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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