用 AI 从任务系统拉数据，半小时生成周报初稿

一句话结论

把任务系统导出的本周记录丢给 AI，配一段固定提示词，就能自动汇总成本周周报初稿。

这篇解决什么问题

每到周五下午，很多人做的其实是同一件体力活：把散在任务系统里的进度，重新手打一遍变成周报。任务越多抄得越久，卡住的事项还容易漏掉。

适用：任务记录在系统里、周报格式相对稳定的团队。不适用：周报主要写主观复盘，或者任务压根没进系统、全靠脑子记的情况。

开始前要准备什么

• 一个任务系统账号：飞书、钉钉、Jira 都行，能导出本周任务即可
• 一张导出表：字段至少含任务标题、负责人、状态、截止日期
• 一份团队的周报格式要求，没有就先用我下面的四段结构
• 一个能读长文本的对话工具：主流几家都有免费额度，日常量够用
• 第一次搭流程留 40 分钟左右，之后每周 10 分钟出头

具体怎么做

第 1 步 · 从任务系统导出本周记录

打开任务系统的列表视图，按「更新时间」筛最近 7 天，导出成 CSV 或 Excel。我一般只留六列：任务标题、负责人、状态、截止日期、更新时间、备注。列数太多会把 AI 的注意力稀释掉，它容易去总结一些你根本不关心的字段。

导出之后先别急着让它写周报，第一步是把原始文本洗干净。

你是一名数据整理助手。下面是我从任务系统导出的本周任务记录，字段顺序是：任务标题、负责人、状态、截止日期、更新时间、备注。
请只做清洗，先不要总结，按以下规则处理：
1. 删掉不属于本周范围的历史任务；
2. 把状态统一成三种：已完成、进行中、已阻塞；
3. 备注里包含多个事项的，拆成多行，每行只保留一件事；
4. 保留任务标题的原始措辞，不要改写；
5. 输出一张 Markdown 表格，列依次为：任务标题、负责人、状态、截止日期、备注。
原始记录：
（把导出的内容粘贴在这里）

预期产出：一张字段统一、没有历史任务混进来的 Markdown 表格。

第 2 步 · 让 AI 按固定口径分组

这一步是把平铺的任务变成有结构的清单。关键在于口径要写死：组名从哪来、什么算卡点，都由你定。我在实操中发现，只要口径留白，AI 就会自己编一套项目名出来，后面改起来比手打还费劲。

下面是我本周的任务清单，已经清洗成 Markdown 表格。请帮我分组，规则如下：
1. 按项目或模块分组，组名只能取任务标题里出现过的关键词，不要自己造新名字；
2. 每组内按状态排序，顺序是已阻塞、进行中、已完成；
3. 单独列一段「本周卡点」，只放状态为已阻塞、或者截止日期已过但状态不是已完成的任务；
4. 不要补充我没写的信息，缺失的地方统一写「未填写」；
5. 用二级标题做分组名，组内用无序列表。
任务清单：
（把上一步的表格粘贴在这里）

预期产出：按项目分组、卡点单独成段的任务清单。

第 3 步 · 生成周报正文初稿

我把周报固定成四段：本周完成、推进中、卡点与需要的支持、下周计划。结构固定下来，AI 就不用猜你想要什么，成稿率会明显高一些。

你是我写周报的助手。请根据下面的分组任务清单，写一份周报初稿，结构固定为四段：
一、本周完成：只写状态为已完成的任务，每条不超过 25 字，用动词开头；
二、推进中：写清楚当前到了哪一步，不要写「持续推进」这类空话；
三、卡点与需要的支持：每条写清卡在哪、需要谁配合、希望什么时候解决；
四、下周计划：最多 5 条，必须从「推进中」的任务里推导出来。
写作要求：用第一人称「我」；不出现赋能、闭环、抓手这类词；所有数字和日期照抄我给的，不要换算、不要估算；全文控制在 400 字以内。
分组任务清单：
（把上一步的结果粘贴在这里）

预期产出：一份 400 字以内、可以直接动手改的周报初稿。

第 4 步 · 套上团队的固定格式

这一步只调结构和顺序，不要让 AI 加新内容。一旦允许它「润色补充」，就很容易冒出查无实据的说法，核对时反而更累。

下面是团队周报的固定格式要求，请把我上一版初稿改成这个格式。只调整结构和顺序，不要添加任何新内容。
格式要求：
1. 开头一行「本周概览」，一句话，不超过 40 字；
2. 正文分四个小标题：已完成、进行中、风险与卡点、下周计划；
3. 每条以短横线开头，不用序号；
4. 「风险与卡点」里需要他人配合的事项，用加粗标出；
5. 结尾不写感想，也不写总结句。
我的初稿：
（把上一步的结果粘贴在这里）

预期产出：格式统一、能直接贴进团队文档的版本。

第 5 步 · 人工核对再发出去

AI 汇总得再顺，也可能把「进行中」写成「已完成」。我自己踩过一次，把还在等的接口联调写成了已交付，会上被追问了半小时。

所以最后加一步自检，让它把不确定的地方自己列出来。

请对上面这份周报做一次自检，逐条回答，不要改写正文：
1. 正文里出现的每个数字和日期，是否都能在原始任务清单里找到对应？
2. 有没有把状态为「进行中」的任务写成了「已完成」？
3. 有没有只出现在备注里、却没写进正文的任务？
4. 有没有出现原始记录里没有的人名或项目名？
5. 最后单独列出所有你不确定的地方，标注「待人工确认」。
原始任务清单：
（把清洗后的表格粘贴在这里）

预期产出：一张「待人工确认」清单，你只需要逐条打勾或改掉。

实测记录

手工写一份 10 条左右任务的周报，我以前大概花 25 到 35 分钟，时间主要耗在翻任务和回忆进度上。走完这套流程，稳定在 10 到 15 分钟。

返工集中在前两次。一次是分组名被 AI 自己编了一套，把「组名只能来自任务标题」写进提示词就好了。另一次是备注里的信息没被带进正文，加了自检那一步之后基本不再漏。

最容易错的 3 个地方

1. 原始表不过滤直接喂给 AI。噪声太多，先清洗一轮再让它总结。
2. 不写分组口径。它会自己编项目名，把组名来源写死。
3. 生成完直接发。日期和状态回原表核一遍，别偷这个懒。

可复用的东西

五段提示词拼起来就是一套模板：清洗、分组、成稿、套格式、自检。第五段最容易被忽略，但它决定了你敢不敢直接发出去。

建议把它们放在同一个笔记里，用代码块存好，每周只替换数据部分。分组口径和格式要求跟着团队走，其余不用动。

这事真没什么门槛，难的是第一次把口径写清楚。写下一次，后面每周都能省掉翻任务和回忆进度的时间。

你现在写周报是纯手打，还是已经有一套固定模板？如果你任务系统导出的字段跟我说的不一样，可以说说有哪些列，我帮你看看怎么洗。

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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