一句话结论
报销单据平铺拍照后交给通义或豆包提取金额与日期，再逐张核对汇总，通常半小时内能出一张可交差的表。
这篇解决什么问题
月底桌上摊着一沓纸质单据，一张张翻金额、抄日期、敲进表格，是财务和行政最常见的重复劳动。这套流程管的就一件事：手上只有一堆照片和纸质单据，怎么变成一张能交出去的汇总表。
适用：票据在几十张量级，字段相对固定，比如金额、日期、事由、报销人。不适用：需要做发票真伪查验、进项税勾选这类必须走专用系统的场景，那些事 AI 替不了。
开始前要准备什么
- 手机一部，能拍清楚就行，不需要扫描仪
- 通义或豆包，网页版或 App 都可以，日常免费额度够用
- 一台电脑和一个表格软件，WPS 或 Excel，做最后汇总
- 待整理的单据，先按报销人大致分堆
- 时间上，几十张单据通常 20~40 分钟，含核对
具体怎么做
第 1 步 · 把单据拍成 AI 能读的照片
我踩过的第一个坑就是随手拍。歪的、反光的、手指压住金额栏的，AI 会整行漏读，或者把 6 认成 8。
做法是把单据平铺在浅色桌面上，一次拍一张，镜头正对纸面。有连号的长条票，折起来分两段拍，别硬塞进一个画面。
光线比手机型号重要得多。挪到靠窗的位置，避开顶灯正下方，反光的概率立刻降下来。
你是一名单据信息录入助手。我会陆续发给你多张报销单据照片，请逐张提取以下字段并按 Markdown 表格输出：报销人、单据类型、开票日期、金额、事由摘要。要求：1）日期统一写成 YYYY-MM-DD；2）金额保留两位小数，不要带货币符号；3）看不清或缺失的字段填「待人工确认」，不要猜测；4）只输出表格，不要额外解释；5）表格最后一行给出金额合计。
预期产出：一张按拍摄顺序排列的字段表，末尾带合计行。
第 2 步 · 分批投喂，别一次塞太多
很多人一次性发二三十张，结果 AI 到后面开始偷懒，把前面的金额套用到新单据上。我一般一批发 5 到 8 张。
一批发几张，看单据的复杂程度。全是机打发票，8 张一批也稳；混着手写收据和停车票，5 张一批更保险。
上一批照片请按我给的字段格式继续录入。录完先告诉我：这批一共识别了几张、金额合计是多少、有没有「待人工确认」的字段。确认无误后我再发下一批。如果某张照片的金额和日期没法在同一行对齐，请单独列出来说明。
预期产出：分批滚动的表格片段，每批带张数和合计，方便中途对账。
第 3 步 · 让 AI 先自己挑一遍毛病
第一次给的结果我不直接抄。把表格贴回去让它自查，能捞出一批明显错误，比如日期落在不可能的日子、金额清一色整数、同一张单据出现两次。
这一步耗时不多，但能省掉后面的返工。自查挑出来的那几行，才是真正需要人看的。
下面是一份从报销单据里提取的表格数据。请你以财务复核的视角做一致性检查，重点看四件事：1）日期是否有明显不可能的，比如未来日期或跨月跳号；2）金额是否出现重复值或异常大的值；3）报销人姓名是否有错别字或多种写法；4）合计金额是否等于明细相加。把可疑行单独列成一张表，并说明可疑理由。表格数据如下：（把你的表格粘贴在这里）
预期产出：一张可疑行清单，通常只占全部单据的一小部分。
第 4 步 · 抽样回看原片，守住最后一道关
这步不能跳过。金额这种字段，AI 准头再高也不能全信，我的习惯是把可疑行全部回看，再从剩下的随机抽十分之一。
抽样比例看金额大小。差旅类动辄几千的单据我会逐张看，几十块的市内交通票抽检就够。
请你把这份表格重新排一遍，按照「待人工确认行放最前、其次金额从大到小」的顺序输出，并在每一行后面加一列「核对状态」，默认填「未核对」。我核对完一行会改成「已核对」，你把改好的整表再还给我一遍。
预期产出：一张按风险排序、带核对状态列的待办表。
第 5 步 · 汇总成表，留好备注列
最后落到表格软件里。我会在表头上加三列：核对状态、原件编号、备注。核对状态用数据有效性做成下拉，后面谁接手都看得懂。
表底再加一行合计，和 AI 给的合计对一次。两个数对上，这张表才算能用。
请把最终的表格转成可以直接粘进表格软件的格式：字段顺序为报销人、单据类型、开票日期、金额、事由摘要、核对状态、备注，用制表符分隔，第一行是表头，不要加 Markdown 的竖线符号。金额列保持两位小数，日期保持 YYYY-MM-DD。
预期产出：一列一列能对齐的纯文本表，粘过去不串列。
实测记录
| 项目 | 情况 |
|---|---|
| 单据量 | 一批 40 张左右的混合票据 |
| 拍照 + 分批识别 | 约 10 分钟 |
| 自查 + 抽样回看 | 约 10~15 分钟 |
| 与纯手工对比 | 同类批次手工逐张录入通常要 40 分钟以上 |
| 返工情况 | 首批有 2 张因反光漏读，重拍后补齐 |
我自己最大的感受是，这套流程省下来的不是「抄数字」的时间，而是来回翻照片找某一张的时间。
成本上，通义和豆包的日常额度应付这个量级的单据够用，没有额外支出。
最容易错的 3 个地方
- 一次性发二三十张照片。AI 会套用前面的金额，改成每批 5~8 张并报合计。
- 直接相信 AI 给的金额。手写和打印模糊的单据必须回看原片。
- 忘了去重。同一张单据拍两次会重复计数，粘贴前按金额排序扫一遍。
可复用的东西
把上面四段提示词存成一个记事本文件，顺序是：提取字段 → 分批续录 → 一致性自查 → 汇总格式转换。每次只替换自己的字段名和报销人名单，就能直接套用。
照片命名也顺手统一，比如「报销人-序号」。真要回看原片时，不用在相册里一张张翻。
整件事说到底就三步：拍清楚、让 AI 读、抽着核。流程不复杂，难的是别偷那几步懒。
你那边如果手写收据居多，或者单据种类特别杂，跟我说一声，我再补一版针对性的提示词。
常见问题解答
几十张单据整理下来要多久？
拍照加识别通常 10 分钟上下，自查和抽样回看 10~15 分钟，合计半小时左右。单据越糊、手写越多，时间越往上走。
通义和豆包认手写单据准吗？
机打单据基本没问题，手写金额容易认错数字，尤其是 6、8、0 这几个。建议把手写单单独挑出来，只让 AI 提日期和事由，金额自己敲。
AI 提取出来的金额能直接用吗？
不能当最终结果。至少要回看它标出的可疑行，再随机抽一部分原片核对。金额字段出错的返工成本，比多花十分钟核对高得多。
发票号码、税号这类信息能一起提取吗？
可以，在提示词字段里加上就行。字段一多，每批投喂的张数要相应减少，不然准确率会掉。
全程必须用电脑吗？
识别阶段手机就够。最后汇总成表建议在电脑上做，手机上拉列宽、写公式都别扭。
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