周会音频用 DeepSeek 拆成决议与待办两栏

周会 40 分钟，录音转出来 9,200 字。直接丢给 AI 说「整理成纪要」，它会给你一份读起来很顺的稿子——但没有一栏写清「哪些是定了的、哪些只是有人提了一句」。下周复盘时你才发现，当时以为定了的三件事，其实没人认领。

一句话结论

周会纪要和会议纪要不是同一种东西。前者要能直接派活，所以必须分栏：决议（已经定了的）、待办（谁在什么时间前做什么）、未定（讨论了但没结论的）。三栏分开，才能看出「决议了但没有对应待办」的空洞。实测 40 分钟音频、9,200 字转写，用 DeepSeek 拆出决议 6 条、待办 11 条、未定 4 条，另查出 2 条决议根本没落到待办上，人工处理 35 分钟（转写另等 8 分钟，机器跑，人不用守着）。

这篇解决什么问题

三种情况最常见。一是讨论当成决议：会上有人说「我觉得应该先做 A」，没人反对，散会后就变成「定了做 A」——但说这句话的人可能只是个建议者，没有决策权。二是待办缺要素：写「跟进一下客户反馈」，谁跟进、什么时候前、跟进到什么程度算完，三样全缺，这条待办等于没派。三是决议与待办对不上：定了「下季度聚焦三个行业」，待办里没有任何一条与这三个行业有关，说明决议只是嘴上过了。

根子是把纪要当成「记录说了什么」，而它其实是「记录决定了什么、谁去执行」。所以第一步不是总结，是分栏。三栏分清，后面两步才有判断依据。

开始前要准备什么

• 转写稿，带说话人。没有说话人的稿子分不清「谁提的」和「谁认领的」，待办会全部悬空。
• 参会名单与角色，一句话即可（谁是决策人、谁是执行人）。判断某句是决议还是建议，全靠这个。
• 会前议程，哪怕是三段话。有议程才能判断「某个议题是不是真的过完了」。
• 一条约束：不许出现「待确认」「后续跟进」这类词，每一条必须落到人或落到「未定」栏。

具体怎么做

第一步：只分三栏，不许改写

这一步的唯一任务是归类，不是润色。让 AI 逐条读转写，把每个信息点判进三栏之一，并保留原话片段作为依据。判断标准写死：有明确结论句（「就按 X 做」「这个定了」）进决议；有动作但没结论进待办；有讨论、有分歧、有人提了但没回应，进未定。

「未定」栏最容易被省掉，但它恰恰最有价值——周会最大的浪费是把没定的事当成定了。实测 4 条未定里，有 2 条在会上被当成共识，散会后两边理解相反。

这是一份 40 分钟周会的转写稿（带说话人）。参会角色：张（决策人）、李和王（执行）、赵（旁观记录）。

请只做分类，不要改写、不要润色、不要合并相似条目。把稿子里的每个信息点判进三栏：
1. 决议：有明确结论句的（如「就按这个做」「定了」「下周开始」）。必须附原话片段 + 说话人；
2. 待办：有动作但会上没形成结论的；
3. 未定：讨论了、有分歧、有人提了但没人回应的。要写清分歧点是什么。

判定要求：
– 只有建议、没人表态的，进未定，不算决议；
– 一句话里既有结论又有动作的，拆开分别归栏；
– 拿不准的宁可进未定，不要进决议。

输出：三栏清单，每条后面标转写稿的原句和说话人。

第二步：待办补齐三要素，缺的标出来

待办只有补齐谁、做什么、什么时候前三样才可执行。缺哪样就标哪样，不许猜——猜出来的期限比没有期限更糟，因为它会被当真。实测 11 条待办里，三要素齐全的只有 9 条，另外 2 条缺期限，补的时候要单独去问人，不能自己填。

「做什么」这一项还有个隐性要求：要能判断完成没有。「优化一下流程」无法判断完成，「把报销审批从 3 级减到 2 级」可以。判断方法是问自己：下周五能不能用一句话回答「做完了吗」。

对上面 11 条待办，逐条补齐三要素：
1. 谁：具体到人（不是「相关同事」）；
2. 做什么：要能判断完成没有，写成「把 X 从 A 改成 B」这种可验证的形式；
3. 什么时候前：具体到日期。

规则：
– 三要素在原文里能找到的，直接填，并标出处；
– 找不到的，写「缺」并说明缺的是哪一项、应该问谁，不要自己估一个；
– 「做什么」写得含糊的（如「跟进」「优化」「对齐」），请你改写成可判断完成的形式，但要保留原意，不要加会上没说过的新要求。

输出一张表：编号 / 谁 / 做什么 / 期限 / 缺什么 / 原文出处。

第三步：反查决议有没有落到待办上

这是全会最有价值的一步，也是最容易被跳过的一步。每一条决议都必须至少对应一条待办，否则它就是一句空话。反查办法很简单：拿 6 条决议逐条问「这件事靠哪条待办落地」，答不上来的就是空洞。实测查出 2 处：一条是「下季度聚焦三个行业」，待办里没有任何一条与行业聚焦有关；另一条是「把周报模板改掉」，待办里写的是「收集大家对周报的意见」——动作反了。

这是我的 6 条决议和 11 条待办。请只做一件事：逐条检查每一条决议有没有对应的落地动作。

对每条决议输出：
1. 这条决议靠哪几条待办落地（列编号）；
2. 如果没有对应待办，写「空洞」，并说明它会以什么形式失效（比如下个月还在讨论同一件事）；
3. 如果对应的待办动作方向不对（决议要改结果、待办只做了调研），指出来并说明差在哪一步。

最后统计：6 条决议里，有几条真正落到了动作上，几条是空的。
不要替我补待办，只指出问题。

第四步：出分发版，一栏一段话

纪要给三种人看：决策人只看决议和空洞，执行人只看自己的待办，没参会的人要一份能看懂的完整版。所以最后一步是按人切片，不是再写一版。每人拿到的内容不超过一屏，且第一条永远是「你要做什么、什么时候前」。

把上面的结果整理成三个版本，每个版本不超过一屏：

一、给决策人（张）：决议 6 条原文 + 空洞 2 条 + 需要他拍板的未定事项（说明各自的分歧点和如果不定会怎样）。
二、给每位执行人（李、王、赵各一份）：只列他自己的待办，格式「你要做什么 / 什么时候前 / 缺什么」，缺要素的直接标出，让他自己补。
三、给未参会者：一段 150 字以内的会议结论 + 三栏清单简版。

要求：不要出现「待确认」「后续跟进」这类词；每个版本开头一句话说清「这份是给谁看的、要他做什么」。

实测记录

素材是一次 40 分钟的产品周会录音，5 人参加，转写稿 9,200 字（每分钟约 230 字，属于正常语速）。转写用通义听悟，8 分钟出稿，说话人分离准确，只有两处把李和王的话标反了，靠上下文能纠回来。

第一步分栏 6 分钟：决议 6 条、待办 11 条、未定 4 条。这一步的意外发现是待办比预想多——大家印象里这个会只派了五六件事，实际转写里有 11 个动作，其中 3 个是「顺带提一句」被漏掉的。

第二步补要素 9 分钟：11 条里齐全 9 条、缺期限 2 条。缺的两条都是「下周看看」，没有具体日期，后来单独问了才定成周三和周五。

第三步反查空洞 8 分钟，查出 2 处：一处是「下季度聚焦三个行业」没有对应待办，另一处是决议要「改周报模板」，待办只写了「收集意见」，动作方向反了。这两处如果没查出来，下个月同一件事会重新讨论一遍。

第四步出分发版 12 分钟，三个版本共 1,100 字。四步加起来 35 分钟，转写那 8 分钟是机器在跑、人不用守着。作为对照，上一次这个会人工整理纪要用了一个多小时，那份纪要里没有「未定」这一栏——不是没有未定事项，是没分出来。

最容易错的 3 个地方

第一，让 AI 直接「整理成纪要」。一句话指令出来的一定是流水账，因为它默认在总结内容，而不是在分栏。必须把三栏定义和判定标准写进提示词，尤其要说清「只有建议、没人表态的不算决议」。

第二，待办缺要素时自己估。估出来的期限会被当真，到期没完成时没人认账，因为你填的期限本来就没经过认领人。缺就标缺，宁可在分发前多问一句。

第三，跳过反查空洞。前两步做完，纪要看起很完整，三栏都有内容、每条都有出处，很容易产生「已经完了」的感觉。但决议与待办之间是两张表，不在同一张表里就看不见对应关系，空洞永远浮不出来。

可复用的东西

三栏定义：决议（有明确结论句）、待办（有动作没结论）、未定（有讨论没回应）。缺「未定」这一栏，纪要一定会把讨论当共识。

待办三要素：谁、做什么（可判断完成）、什么时候前。缺一样就标出来，不许猜。

可验证判断法：下周五能不能用一句话回答「做完了吗」。答不上来，说明「做什么」写得不对。

空洞反查问法：这条决议靠哪几条待办落地。答不上来就是空洞。

三版分发：决策人版（决议 + 空洞 + 待拍板）、执行人版（只列自己的）、未参会版（150 字结论 + 简版清单）。

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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