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年底做全年汇总,我打开文件夹,十二个月,十二个文件。

每个月的表还都长得不太一样。

一月叫“金额”,三月叫“销售额”,七月多了一列“备注”,九月把日期拆成了年、月、日三列。

去年我是复制粘贴做的。粘到第六个月,发现一月的表头被我粘到了数据中间。

重来。三个小时。

十二个月表格表头不一致

今年换了个做法:先不碰数据,先做一张字段对照表。

把十二个表的表头全部贴给 AI,让它告诉我:哪些是同一个意思的不同叫法,哪些是某个表独有的,哪些字段缺失。

这张表做出来,合并这件事就从体力活变成了填空题。

后面真正动手合并,只花了十几分钟。

具体怎么做:先对齐字段,再合并行

第一步:把所有表头摊开,做字段映射

十二个表头贴进去,一个都别省。

下面是十二个月表格的表头,每行一个月份。请帮我做一张字段映射表:左列是统一后的标准字段,右边列出每个月对应的原始字段名;找不到对应的写“缺失”;一个原始字段对应多个标准字段的单独说明。不要合并含义不同的字段,例如“含税金额”和“不含税金额”必须分开。

最后那句是重点。AI 很容易把“金额”“销售额”“实收”并成一个字段,而这几个数在财务口径里根本不是一回事。

字段映射表对齐标准字段

第二步:先统一表头,再加一列来源

按映射表把每个月的表头改成一样。这一步手工做,十二个表,二十分钟。

我要把十二个表按统一表头合并。请告诉我合并前必须检查的三件事,以及合并后怎么加一列“来源月份”,让每一行都能追溯到它来自哪个文件。给出具体的操作顺序。

“来源月份”这一列,合并前很多人不加。出问题时才发现,根本不知道某一行是哪个月来的。

加这一列的成本是几秒钟,不加的成本是几个小时。

第三步:选一种合并方式,别混着用

十二个文件,用 Power Query 追加最稳,前提是你的 Excel 版本支持。

我的情况是:十二个 Excel 文件放在同一个文件夹,表头已经统一。请给我两种合并方案:1)Power Query 的完整操作步骤,包括以后新增文件怎么刷新;2)不依赖 Power Query 的公式方案。分别说明各自的限制,例如行数上限、是否需要逐个打开文件。

两种方案都留着。换电脑、换版本的时候,你总有一种能用。

合并方式只选一种。有人一半用 Power Query、一半手工粘,最后两批数据的格式永远对不齐。

合并后用行数合计校验

第四步:用行数和合计做校验

合并完,别急着做分析。先验一遍。

这是合并后的总表,以及十二个月各自的原始行数和金额合计。请帮我设计一组校验:每个月合并进来的行数是否等于原始行数、金额合计是否一致、有没有重复行、有没有空行。用一张对照表输出,异常项单独标明。

行数对不上,通常是某个月有隐藏行,或者合计行被一起并了进来。金额对不上,通常是数字被存成了文本。

两个都对上了,这张表才敢往下用。

这套流程有一个前提:十二个表的“一行”含义要一致。有的表一行是一笔订单,有的表一行是一个客户,这种不能直接并,得先定到同一粒度。

还有,合并前把每个月的合计行、小计行删掉。它们混进明细里,后面所有汇总都会翻倍。

数字变成文本这个问题,合并前处理比合并后处理好。合并后几千行里找那几十个带绿色小三角的单元格,很痛苦。

去年三个小时的活,今年连检查带合并,四十分钟。

你那边最麻烦的是表头不一样,还是行粒度不一样?

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