行政办公用品需求汇总：用豆包生成比价表，半天压到一小时

一句话结论

行政做办公用品比价，最快的路子是把零散需求先汇总成一张清单表，再让豆包按统一规格补齐参数、生成比价表初稿。

这篇解决什么问题

办公用品采购里最耗人的不是下单，是把群里、邮件里、便签上的零散需求凑成一份能拿去比价的清单。规格不统一，三家报的根本不是同一种东西，比价也就无从谈起。

适用：需求在十来行到三十行之间、供应商两三家的小批量常规采购。不适用：涉及固定资产、要走招标流程的大额采购，那种得按公司制度一步步来。

开始前要准备什么

• 一个能用的对话工具：豆包网页版或 App，基础对话的免费额度够用
• 需求原话：微信聊天记录、邮件、便签都行，不用先整理，原样贴进去
• 两三家供应商的报价：纸质单、聊天记录、电话里记下的数字都可以
• 一张空白表格：Excel 或在线表格，用来粘表头
• 时间：整个流程通常 40 到 60 分钟，第一次做会慢一些

具体怎么做

下面五步是连着的，建议在同一轮对话里做完，AI 记得前面的上下文，你少解释一遍。

第 1 步 · 把零散需求收成清单

先别打开表格。把需求原话一字不改地粘进对话，让 AI 负责分列——这一步的干净程度，直接决定后面比价能不能做。

你是行政采购助理，帮我把下面这些零散需求整理成一张需求清单表。
固定 5 列：物品名称、规格型号、数量、需求部门、期望到货时间。
原文里没写的列就留空，不要自己猜。
像”老规矩””上次那种”这种模糊说法，另起一个待确认清单。
输出用 markdown 表格，不要写多余的解释。
原话如下：
1. 市场部小李：A4 纸再来两箱，要 80g 的，上次那种太薄了。
2. 财务张姐：黑色签字笔，0.5 的，十支，顺便要点文件夹。
3. 技术部老周：订书机坏了，要能订 50 页的那种。
4. 前台小许：一次性纸杯快没了，来一提；再要两卷垃圾袋。
5. 人事阿May：工牌卡套 5 个，跟上次一样。

预期产出：一张五列的需求清单，规格空着的地方明明白白，模糊说法被单独挑了出来。

第 2 步 · 把口语规格翻译成采购规格

清单里最要命的是”文件夹””上次那种”这类词。让 AI 按常识补一个最常见的档位，但必须标出来，方便你回头核实。

接着上面那张表，做三件事：
1. 规格型号空着的，按办公场景最常见的一档补齐，补的项在单元格末尾标【补】。
2. 数量单位统一成采购单位（包、盒、支、提、个），换算了就在备注列写清依据。
3. 拿不准的规格写”询价时确认”，不要编型号，也不要把品牌写死。
最后单独列一行：这次采购里哪些属于易耗品，哪些属于耐用品。

预期产出：一份能直接发给供应商的规格表，每个被补过的参数都带标记。

第 3 步 · 定比价表的表头

表头定错了，后面填多少数据都白搭。我习惯让 AI 先把列名排好，自己只做删减，不从零想。

我要拿这份清单找 3 家供应商报价，请帮我设计比价表的表头。
要求：
– 横着能放 3 家，列名先用”甲供应商””乙供应商””丙供应商”，我后面替换成真名。
– 每家的报价要能拆出四项：单价（并标注含税还是不含税）、起送量、运费、到货天数。
– 最后要有两列：数量、小计。
– 再加一列备注，用来写时效风险或者替代品。
直接输出表头这一行，用 markdown 表格，不要展开。

预期产出：一行可以直接粘进 Excel 的表头，横着能放三家。

第 4 步 · 填报价，让 AI 算综合成本

只比单价是新手最容易踩的坑。起送量和运费一加，便宜的那家经常翻盘，所以要让 AI 统一算。

下面是我问到的报价，请按”综合成本 = 单价 × 数量 + 该家的分摊运费”算每一行的综合成本，放在小计列。
再在最右边加一列”建议”，标出综合成本最低的那家。
如果最低价那家的到货天数超过 5 天，在备注里写”时效风险”。
算完给我一句总结：这次报价里，哪一类东西三家差价最大。
报价数据：
A4 纸 80g，数量 10 包；甲 22 元/包、无起送、运费 15 元、3 天到；乙 20.5 元/包、起送 20 包、包邮、5 天到；丙 23.5 元/包、无起送、包邮、2 天到。
黑色签字笔 0.5，数量 10 支；甲 2.5 元/支、运费 15 元、3 天到；乙 2.2 元/支、起送 50 支、包邮、5 天到；丙 2.8 元/支、包邮、2 天到。
一次性纸杯，数量 5 提；甲 12 元/提；乙 11.5 元/提、起送 10 提；丙 13 元/提、包邮、2 天到。

预期产出：一张带小计和建议列的比价表，以及一句关于差价分布的总结。

第 5 步 · 生成一段能直接发出去的说明

表做完了，还得有人签字。领导不看表，只看结论，所以最后一步是把它压成一段话。

把这张比价表压缩成一段说明，200 字以内，发给不熟悉采购细节的领导看。
必须讲清三件事：
1. 这次一共买几类东西，大概什么量。
2. 钱主要花在哪一类上。
3. 推荐哪一家，理由是什么（价格、时效、起送量三选一说清）。
不用写”综上所述””希望对您有帮助”这类话，直接说结论。
如果有一家的报价明显异常，单独提醒一句让我去复核。

预期产出：一段两三百字的说明，复制进邮件或工作群就能发。

实测记录

同样的清单我以前手工做，光把微信原话抄进 Excel 就要小半天，中间还漏过一条。现在真正花时间的变成了催报价和确认规格，敲字的部分省下来了。

返工也发生过。第一次我跳过规格确认直接让 AI 出比价表，它把”文件夹”理解成了 A4 抽杆夹，我照着报完价，需求部门不认。后来把顺序调成先锁规格再询价，这类返工就少多了。

最容易错的 3 个地方

1. 跳过规格确认直接询价：三家报的不是同一种东西，比出来的价没有意义。
2. 把 AI 补的参数当供应商承诺。带【补】标记的项，询价时要逐条问清楚。
3. 只比单价不看起送量和运费：低价的往往有门槛，加完运费反而更贵。

这三条里，第一条最隐蔽。表面上看表格齐整、数字清楚，实际上每一行的规格都不一样，最后签完字才发现买错型号，退换货的沟通成本比省下的钱高得多。

可复用的东西

这五段提示词可以存成一个纯文本文件，用的时候按顺序贴，只替换需求原话和报价数据。第 2 步里”标【补】、拿不准写询价时确认”这两条建议一直保留，它是我用得最顺的一个约束。

第 3 步的表头存成一张空表当模板，下次直接复制，不用重新设计。整条流程跑顺之后，你会发现省下来的不是打字时间，而是反复确认的口舌。

你手上现在的办公用品需求，有多少条是”跟上次一样”这种说法的？

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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