20 条沟通记录：用豆包提炼成 5 条销售进展

销售记录散在三个地方：CRM 备注、微信聊天、邮件回执。20 条记录单看不多，翻完要一小时，翻完还说不清每个客户到底卡在哪一步。做法是先用豆包把 20 条记录对齐到 6 个客户，再按 5 个固定字段提炼成一张进展表。实测 70 分钟出表，30 条提炼里 4 条「原话」是 AI 改写过的，回查原文后修正。

一句话结论

记录提炼不出进展，通常不是记录太少，是每条记录写的维度都不一样——这条写「客户说要考虑」，那条写「已发报价」，第三条写「下周三再联系」，三句话谁也接不上谁。做成表的关键不是让 AI 总结得更漂亮，是先固定 5 个字段，再逼它从原文里抠：当前卡点、对方原话、下一步动作、责任人、下次时间。字段固定了，跨记录就能拼成一条线。

这篇解决什么问题

三种情况最常见。一是记录是流水账：谁什么时候说了什么，但没人写「所以现在到哪一步了」，所以每周复盘都要从头读一遍。二是原话被转述丢了：「客户觉得贵」这四个字是判断，不是信息；原话是「比去年那家高了三千，我得跟老板报一下」，这句话里既有价格锚点也有决策人是谁。三是没有下次时间：记录里查不到约定，跟进全靠想起来。

根子是把记录当成「过程留痕」，而它更该是「状态快照」。一旦按快照看，判断标准就变了：一条记录如果读完还不知道下一步谁做什么、什么时候做，那它等于没写。所以提炼的第一步不是总结，是先检查这 20 条里有多少条根本不构成快照。

开始前要准备什么

• 20 条原始记录，保持原样。不要先自己润色——润色会把「对方含糊其辞」这种关键信号抹平成「客户表示需要时间」。
• 每条记录的时间戳和来源。同一句话，是三周前说的还是昨天说的，含义完全不同。
• 客户的编号或统一称呼。这次 20 条里出现了 4 种写法指同一个人（全名、简称、微信昵称、公司名），不对齐就会算成 4 个客户。
• 一条纪律：「原话」字段必须能在原文里逐字搜到。搜不到就说明是概括，要标出来重取。

具体怎么做

第一步：把 20 条记录对齐到同一个人

先做这一步，不要直接丢给 AI 让它总结。这次 20 条记录实际来自 6 个客户，分法是 5、4、4、3、2、2 条。对齐靠三样东西：时间戳、称呼、以及记录里提到的事件（同一份报价单出现两次，多半是同一个客户的两条记录）。

对不上的单独拎出来。这次有 2 条记录只写了「已电话沟通，客户态度一般」，没有称呼也没有事件，无法归属，直接剔除——它们既不能算进任何一个客户，也不该让 AI 猜。

这是 20 条销售记录，每条带时间戳和来源。记录里的客户称呼不统一，可能同一个客户有多种写法。

请帮我：
1. 按时间戳、称呼、提到的事件（报价单、样品、会议）把记录归到同一个客户，输出分组结果；
2. 每一组说明归类依据（哪两个线索对上了）；
3. 无法确定归属的记录单独列出来，不要强行塞进某一组；
4. 组内按时间排序，标出两条记录之间间隔超过 10 天的断点。

要求：只依据记录内容判断，不要按客户名做模糊匹配后就下结论。

第二步：固定 5 个字段，让 AI 只做填空

字段是死的，内容是活的。5 个字段：当前卡点（一句话说清现在停在哪）、对方原话（逐字引用，不加引号外的任何解释）、下一步动作（谁做什么）、责任人（我方是谁）、下次时间（具体日期）。6 个客户 × 5 个字段 = 30 格，一格都不能空。

空着的格子不是瑕疵，是信号。「下次时间」空的客户，基本就是没人跟。「当前卡点」写成「待定」的，说明记录里确实没写清卡在哪——这本身就是要补的事。

按下面 5 个字段，为每个客户填一格，共 6 个客户 30 格：

1. 当前卡点：一句话，说清现在停在哪一步（报价中/试用中/内部审批/已搁置）；
2. 对方原话：从记录里逐字摘一句最能代表当前状态的话，不改写、不缩写；
3. 下一步动作：一个具体动作，不要写「继续跟进」；
4. 责任人：我方具体是谁；
5. 下次时间：具体到日期，没有就写「未约定」。

要求：
– 每格的依据必须来自我给的那组记录，不要跨组借用；
– 「对方原话」必须能在我给的原文里逐字搜到，搜不到就写「原文无可用原话」；
– 某格信息不足时直接写「缺」，不要用推测补齐。

第三步：回查原话，把改写的挑出来

这一步不能省。AI 摘原话时最常见的动作是「顺手润色」：把「比去年那家高了三千，我得跟老板报一下」写成「客户认为价格偏高，需内部汇报」。意思没错，但价格锚点和决策链这两个信息全丢了。

做法很机械：把 30 格里的 6 条原话逐条复制，去原文里搜。这次 6 条里 4 条能逐字搜到，2 条搜不到——一条被合并了两句话，一条把「再想想」写成了「需要再评估」。两条都退回重取。

这是我给出的 6 条「对方原话」和对应的原始记录。

请逐条判断：
1. 这句话能否在原始记录里逐字找到（允许省略号，不允许换词）；
2. 如果找不到，指出被改动的地方（换了哪个词、合并了哪两句）；
3. 从原始记录里重新摘一句，只摘，不许改。

要求：宁可摘一句短的、不完整的，也不要用通顺的改写替代。

第四步：排出停滞客户，定下一次动作

30 格填完，最有用的一列是「下次时间」。这次 6 个客户里 3 个超过 14 天没有实质进展，其中 2 个连下次时间都没约定。这 3 个不是「慢慢跟」的客户，是要么定一个具体动作、要么明确放掉的客户。

排法很简单：按「距上次实质沟通的天数」倒序，前三个就是要在这周处理掉的。实质沟通的判定要严——发了个资料不算，对方回了「收到」也不算。

这是 6 个客户的进展表和各自最后一次实质沟通的日期。

请帮我：
1. 按距今天数倒序排，标出超过 14 天的；
2. 对超期的，各给一个「打破停滞」的动作，要求是能在 15 分钟内做完的（一次电话、一条具体问题、一个可选方案），不要写「加强沟通」；
3. 对连续两次超期的客户，给一句判断：继续投入还是明确放掉，说明依据。

要求：动作必须具体到「对谁说、说什么」，不要给方法论。

实测记录

素材是 20 条记录，来自 CRM 备注 11 条、微信聊天 7 条、邮件回执 2 条。第一步对齐 15 分钟，归成 6 个客户（5+4+4+3+2+2），剔除 2 条无法归属的。第二步生成 30 格用 20 分钟，其中 7 格填的是「缺」，集中在「下次时间」和「责任人」两列。

第三步回查原话 25 分钟——这步比生成慢，因为要一条条去原文搜。6 条原话里 2 条搜不到，退回重取后又花了 10 分钟。第四步排停滞客户加汇总 10 分钟。总耗时 70 分钟（15 + 20 + 25 + 10）。

结果：30 格里 23 格有实质内容、7 格是「缺」；6 个客户里 3 个超过 14 天无实质进展，2 个没约定下次时间；这周要处理的就是这 3 个。作为对照，之前人工整理同类 20 条记录大约 2.5 小时，产出的是一段叙述，不是表。

最容易错的 3 个地方

第一，跳过对齐直接总结。不对齐就总结，会得到 8 段互不相干的摘要，因为 AI 按「记录」分组而不是按「客户」分组。这次要不是先对齐，20 条会被当成 20 个独立事件。对齐的成本只有 15 分钟，省不得。

第二，信了「原话」其实是改写。AI 摘原话时会自动补全主语、把口语转书面、把两句合成一句。这些改动看着无害，实际抹掉的正是判断依据——「我得跟老板报一下」这句话说明决策人不是对接人，改成「需内部汇报」就看不出来了。必须逐字回查。

第三，把「缺」当成要补的内容。7 格填「缺」不是 AI 的失误，是这 20 条记录本来的状态。正确反应不是让 AI 编一个，是把这 7 格当成待办：下次沟通就补这几项。让 AI 推测补齐，整张表就变成不可信的东西了。

可复用的东西

先对齐后提炼：按时间戳、称呼、事件三线索归组，无法归属的剔除而不猜。

5 个固定字段：当前卡点、对方原话、下一步动作、责任人、下次时间；一格不空，空着写「缺」。

原话逐字回查：允许省略号，不允许换词；搜不到就退回重取。

停滞排序：按距上次实质沟通的天数倒序，前三个本周处理；「发资料」「收到」不算实质沟通。

「缺」是待办不是瑕疵：缺的格子就是下次沟通要问的问题清单。

如果你也经常要做这件事，欢迎在评论区说说你的卡点和做法；也可以留言告诉我，你想看哪个岗位的哪件活怎么用 AI 拆。

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